Es, con diferencia, la pregunta que más nos hacen. Y la que más dinero cuesta cuando se responde mal, porque equivocarse obliga a repetir —y volver a pagar— uno de los dos pasos.
La regla general
En la mayoría de los trámites el orden correcto es este:
- Primero se apostilla el documento original. La apostilla la expide la autoridad del país donde se emitió el documento; en Colombia, la Cancillería.
- Después se traduce todo, incluida la apostilla, que es un sello con texto propio y forma parte del documento que vas a presentar.
La lógica es sencilla: la apostilla certifica la autenticidad del documento original. Si traduces primero y apostillas después, corres el riesgo de que la apostilla quede sobre la traducción y no sobre el documento que la entidad quiere verificar.
Por qué la apostilla también se traduce
Una apostilla es un sello o una hoja adjunta con campos de texto: quién firma, en qué calidad, qué autoridad la expide, número y fecha. Si el documento va a un país cuyo idioma no es el español, ese texto también tiene que entenderse. Muchas entidades rechazan un expediente porque la traducción omite la apostilla, aunque el documento principal esté perfecto.
Las excepciones que sí existen
- Algunos países exigen que la traducción la haga un traductor reconocido en su propio territorio. En ese caso, lo que se envía apostillado es el original, y la traducción se gestiona en destino. Ocurre con frecuencia en varios países europeos.
- Algunas entidades piden la traducción sin apostilla. Ciertas universidades y empleadores solo quieren entender el contenido y no verifican autenticidad por esta vía.
- Los países fuera del Convenio de La Haya no usan apostilla, sino legalización consular, que es un proceso distinto y con más pasos.
- Documentos emitidos fuera de Colombia se apostillan en su país de origen, no aquí.
Cómo saberlo con certeza en tu caso
No lo adivines a partir de lo que le funcionó a un conocido: los requisitos cambian por entidad y por tipo de trámite. Lo que sí funciona:
- Busca el requisito publicado por la entidad que recibe el documento, no por una web intermediaria.
- Fíjate en si menciona «certified translation», «traducción jurada», «traductor oficial» o «sworn translator»: cada término implica un requisito distinto.
- Confirma si piden el original apostillado, una copia, o ambos.
Si no lo encuentras, escríbenos con el documento y el destino. Revisamos el requisito antes de cotizar, y si tu caso necesita un orden distinto del habitual te lo decimos aunque signifique menos trabajo para nosotros.